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檔案應用Q&A

01什麼是檔案應用?

檔案應用係指民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計事項。

 

02各機關檔案應用服務相關法令有那些?

有關檔案應用事項,可依檔案法、行政程序法、政府資訊公開法及國家機密保護法等相關法令規定辦理。

 

03那種檔案不能申請檔案應用?

一、依檔案法第18條:檔案有下列情形之一者,各機關得拒絕申請:

(一)有關國家機密者。

(二)有關犯罪資料者。

(三)有關工商秘密者。

(四)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

(五)有關人事及薪資資料者。

(六)依法令或契約有保密之義務者。

(七)其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。」

二、申請之方式或要件不齊備,未能補正或屆期未補正者,依法逕行駁回申請。

 

04申請檔案應用服務有那些資格限制?

一般民眾、本國法人、團體,均得依本校檔案申請應用作業要點之規範,填具「檔案應用申請書」申請應用本校檔案資料。

 

05外國人可否申請檔案應用服務?

依政府資訊公開法第9條第2項規定「外國人,以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限,亦得依本辦法請求之。」故本校檔案之提供外國人應用,適用該法條規定辦理。

 

06申請檔案應用有無年齡限制?

申請應用機關檔案並無年齡限制,惟未成年人申請應用本校檔案,應由其法定代理人為之。

 

07本校檔案應用要向那個單位申請?

民眾應用本校檔案請逕向總務處文書組檔案保管單位,並於公務上班時間內提出申請。收到本校檔案應用申請審核通知書時,務必詳閱應用地點及時間,並於約定時間至應用地點,如欲變動,應與承辦人員聯絡,重新約定。

 

08申請本校檔案應用之作業程序為何?

申請應用檔案,應詳閱閱覽須知,並至全國檔案目錄查詢網(http://near.archives.gov.tw/),查詢檔案名稱及檔號後,依作業程序詳填申請書(附件一),並簽署切結書(附件二),親自送持或書面通訊方式送達本校。經本校審查檔案內容得以提供者,即發出書面審核通知書,申請人再依所約定的時間至本校檔案閱覽室應用檔案。

 

09申請檔案應用應備之證件為何?

申請應用檔案,應備有本人照片之有效身分證明文件;申請人不能親自辦理者,得委任辦理,並提委任書;未成年人應由法定代理人代為辦理。

 

10檔案應用申請書如何下載?

檔案應用申請書及填表須知可逕至本校網站

http://clerical.oga.nsysu.edu.tw/files/90-1041-1.php下載使用。

 

11本校答復民眾申請檔案應用准駁之時程為何?

依檔案法規定自受理日起(有不合規定或資料不全者,自申請人補正之日起算)30日內將審核結果以書面通知申請人。

 

12各機關以上級機關名義辦理之公文,如民眾申請檔案應用,應由上級機關核准或承辦機關核准?

各機關以上級機關名義辦理之公文,如民眾申請檔案應用,應由該檔案歸檔點收所在之機關受理,並為准駁之決定。

 

13對於檔案法第17條規定之檔案應用申請事項,應由何單位受理與准駁?

各機關受理檔案應用服務及其准駁作業之單位,屬機關內部分工之權責與事務,不宜列入檔案法施行細則為硬性之規範。

 

14檔案應用可使用原件嗎?

檔案應用以提供複製品為原則,如有使用原件之必要者,應於檔案應用申請書載明其事由,並簽署切結書,親自持送或以書面通訊方式送達本校,經審核後辦理之。

 

15檔案複製品如影像檔、掃描檔,得否提供民眾調閱?

依據檔案法施行細則規定:「檔案應用,以提供複製品為原則。」準此,得提供民眾申請應用。

 

16申請應用之檔案,可以攜出指定閱覽處所嗎?

申請應用之檔案,不得攜出指定閱覽處所,並應於當日歸還;其未能於當日應用完畢者,本校文書組承辦人應於檔案應用簽收單上註記應用情形後先行辦理還卷,並與申請人約定日期再行調閱應用。

 

17申請檔案應用時,有無限制每次申請之件數及時間?

申請人每次申請檔案應用之件數未加以限制,惟如申請應用檔案之數量龐大,可分次提供應用。

 

18所稱閱覽、抄錄等使用檔案時間是否包含複製、影印或列印等時間?

閱覽抄錄之時間點起算應以檔案交付申請者至檔案交還櫃檯為止,其中間所有使用過程均應包含在內。

 

19各機關檔案管理人員如何管制民眾應用檔案是否有涉著作權法相關規定?又其發生違反情形者,應如何處置?

考量民眾應用檔案所發生違反著作權行為,應屬檔案應用或使用階段,故檔案管理人員無須於申請過程加以規範處理,惟需提示民眾應用檔案應注意著作權之相關規定;至其違反著作權法時,究由何人負責,應依實際情形定之,並按著作權法及其相關規定辦理。

 

20申請檔案應用是否需要付費?

依本校檔案複製收費標準,請向本校總務處出納組繳納相關費用。 

 

21檔案閱覽抄錄複製所收之費用如何處理?

機關檔案閱覽抄錄複製費用之收取,應依預算程序辦理。

 

22若閱覽者閱畢表示無錢支付或拒絕支付,如何辦理?可否於閱覽、抄錄前先行收費?

各機關如有民眾閱畢檔案不繳費之疑慮,可考量以換發証件或預先收取一定數額費用方式,以資因應。

 

23閱覽者可否攜帶助理人員共同進入閱覽場所?陪同人員是否比照收費?

應用檔案需助理人員伴隨者,應事先申請並經核准後方得進入閱覽場所,因助理人員並非獨立之申請人,自無須另行收費。

 

24申請閱覽、抄錄或複製檔案逾補正期限駁回者,已繳費用可否不予退還?

檔案申請駁回,民眾並未真正到場使用檔案,故無預繳費用情形產生。

 

25申請檔案應用服務還需特別注意那些事項?

一、抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及其相關規定辦理。

    二、申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列各款行為:

(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

(二)拆散已裝訂完成之檔案。

(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

(四)未經許可擅自持卷宗資料之一部分或全部帶離閱覽處所。

 

26如何查詢各機關典藏檔案相關目錄?

為便利民眾了解全國檔案資訊,可至檔案管理局之「機關檔案目錄查詢網」網址:http://near.archives.gov.tw ,民眾可不受時間及地點限制,經由全國檔案目錄資訊單一查詢窗口,隨時上網查詢。